Időgazdálkodás koronavírus idején

Ha betartjuk a szakemberek ajánlását, és otthon maradunk, akkor új kihívásokkal találjuk szembe magunkat: nagyon fontos, hogy az időnket jól strukturáljuk, elbánjunk az időrablókkal, és megtaláljuk az egyensúlyt a munka, a pihenés és a családi élet között.
Mit nevezünk időrablónak?

Időrabló lehet a körülöttünk lévő rendetlenség és a személyes szervezetlenség: mindazok a tevékenységek és szokások, amik meggátolják a hatékony munkavégzést. Ilyen például, ha túl sok mindent akarunk egyszerre csinálni, vagy gyakran kell félbeszakítani a munkánkat. Annyi a feladat, hogy azt sem tudjuk, mihez kezdjünk hozzá először, és az esetleges otthoni munkavégzés közben csábít a konyha, a rendetlen asztal, a gyerekek utáni elpakolás is.

Azt is gondolhatnánk, itt a remek alkalom, hogy pihenésképp valami mást csináljunk. De ez csak részben igaz, ha a másik tevékenység nem a hatékonyságunk rovására történik. Ahhoz, hogy eredményesek legyünk, célokra és tervekre van szükségünk. Fontossági sorrendet kell felállítanunk, különben ide-oda fogunk kapkodni anélkül, hogy elvégeznénk a dolgunkat. Sokat segít, ha ezeket a célokat kisebb feladatokra bontjuk, és szétosztjuk őket. Mindenkinek vannak gyenge pontjai: valamit szívesebben csinálunk, és van olyan, amiről legszívesebben tudomást sem vennénk.

Visszakérdezés és visszautasítás

A munkában további nehezítő körülmény lehet, ha bizonytalanok a hatáskörök vagy a felelősség. Amikor nem tudjuk, hogy meddig tart az én feladatom, és miért kell felelősséget vállalnom. Ha nem egyértelmű a kommunikáció, akkor ebből félreértések születhetnek, amiből félresikerült feladatok születnek. Ilyenkor még könnyebben kezdünk halogatni, mivel egyébként sem egyértelmű a feladat, ez megterhelő, így inkább később kezdünk hozzá. Egyszerű segítség a visszakérdezés módszere: „Úgy érted, hogy…?; Jól értem, hogy…?; Ezzel azt akarod mondani, hogy…?”.

A hirtelen és derült égből érkező kérésekre és feladatokra pedig meg kell tanulnunk nemet mondani, mivel ha ez nincs, akkor kezdődik elölről a spirál, és célt tévesztünk, nem leszünk hatékonyak, ami lelkiismeret-furdalással jár, ez pedig az önértékelésünk romlásához vezet. Nemet mondani nem könnyű, hiszen attól félhetünk, hogy hirtelen nem leszek elég fontos, elveszítem a bizalmat vagy mások szeretetét. Viszont ez a legtöbbször nem reális félelem, így érdemes kipróbálni, hogy valóban az történik-e, ha nemet mondok, amit a félelmeim sugallnak.

Mit? Mikor? Hogyan?

Első feladatunk az önszervezés, ami a mit?, mikor? és hogyan? kérdésre keresi a választ. A Mit tegyek? kérdést azt foglalja magában, hogy mit akarok elérni, mi fontos számomra hosszú és rövid távon vagy a mai napon. Ha ezt kijelöltük, akkor a korábbi tapasztalatink alapján fel kell mérnünk, hogy mennyi időre van szükség célunk eléréséhez, és azt is meg kell vizsgálnunk, hogy mennyire fontos az adott feladat. Ezekből fogjuk tudni, mikorra időzítsük. Ha ez a kettő megvan, akkor már csak a Hogyan?-ra kell válaszolnunk, s ezek kombinációjával optimálisan tudjuk az időnket használni és felépíteni a szükséges rendszerünket.

Cél, fontossági sorrend, tervezés

Az időgazdálkodás három alapelve a célok kitűzése, a fontossági sorrend felállítása, a tervezés és ütemezés. De milyen a jó cél? Olyan, ami elég specifikus, tehát mérhető. A „ma elvégzem a feladataimat” cél nem elég specifikus, ha viszont azt mondom, hogy elolvasok x oldalt vagy megpályázok y állást, akkor már elég specifikus és mérhető. Emellett fontos, hogy reális célokat tűzzek ki magam elé, olyat, ami megvalósítható. A családi ház megépítése máról holnapra nem reális. Viszont felvenni a kapcsolatot a szakemberekkel, és a saját vázlatomat megrajzolni már sokkal inkább. Ennek kell legyen egy időkorlátja, különben nagyon könnyen elvész a legjobb cél is. Meg kell magunknak határozni egy reális időkeretet, amihez tartjuk magunkat.

Mit szoktam megcsinálni először, mi segít nekem igazán?

Minek álljak neki először? Aminek itt a határideje? Amit már beütemeztem? Amit szeretek csinálni? Amit tudok? Ami könnyű? Ami gyors? Vagy amit mások kérnek tőlem..?

A teendők időrendi és fontossági sorrendje a priorizálás. Ez a döntést jelenti, hogy melyik feladattal foglalkozunk elsőként, melyek kerülnek a második és harmadik helyre, és melyek azok, amelyek a rangsor végére valók. Mindezt megtehetjük munkáinkban, ahol szakmai prioritásokat állítunk, és a magánéletben is, ahol a személyes prioritások kerülnek előtérbe. Ami sürgős és fontos, azt kell előre sorolnunk! Ilyenek lehetnek az előre betervezett feladatok, határidős munkák. Ami nem sürgős, de fontos, azt érdemes betervezni, mivel ez valószínűleg a célunk elérését szolgáló feladat. Ami sürgős, de nem fontos, azokat érdemes csökkenteni, mivel ezek az időrabló teendők. Ilyenek lehetnek a telefonok, levelek, másoktól áttolt feladatok. Ekkor segít, ha megtanulunk nemet mondani és határokat szabni magunknak és másoknak is. Végül van, ami nem sürgős és nem fontos. Ezek legnagyobb időrablók: a puszta időtöltések, rutinfeladatok, töltelék- és pótcselekvések.

A legnehezebbel kezdeni és koncentrálni

A feladat ütemezésénél segít, ha a nehezebb feladattal kezdünk, és minden ilyen kihívás után megjutalmazzuk magunkat valamivel. Figyeljünk arra, hogy a rendelkezésre álló időnk csak hatvan százalékát tervezzük meg, mivel a rugalmas változtatásra bármikor szükség lehet.

Hasznos segítség a konyhai időmérőről elnevezett technika, a pomodoro (paradicsom). Ez annyit jelent, hogy minden feladatot, tevékenységet 20-25 percig csinálunk, és ezt nem szakítjuk meg semmi esetre sem. Nincs hírolvasás, szendvicskészítés és telefonálás sem. Ha megvan a huszonöt perc, akkor tartunk 5 perc szünetet, és újra összpontosítunk a feladatra. Ez az idő épp elég ahhoz, hogy a tevékenységeinkben jelen legyünk, és ezzel eredményesen haladjunk.