Gazdálkodnál? Kezdd az időddel!

Szülőként és persze nem csak szülőként sokszor annyi dolgunk van, hogy azt sem tudjuk hol áll a fejünk. A gyereket különórára kell vinni, a munkahelyen-és otthon helyt kell állni és még az „egyéb” kategóriába eső dolgokról nem is beszéltünk. Ebben segít a GTD-módszer.

Hogy mit is jelent pontosan a GTD-módszer? Azt, hogy stresszmentesen növeljük a hatékonyságunkat. Ezt az időmenedzsment módszert David Allen dolgozta ki, a GTD (Getting Things Done) jelentése pedig lényegében annyi, hogy „intézz el mindent”. Ugye milyen szépen hangzik? Na de mégis hogyan? A legtöbb időmenedzsment technika arról szól, hogy priorizálnunk kell a teendőinket és így jutunk majd egyről a kettőre. David Allen szerint a legfontosabb azonban az, hogy a dolgaid közül csak a legfontosabbakra koncentrálj, így a többi felesleges dolog, mint például, hogy a munkából hazaérve be kell dobnod egy mosást, csak terheli az elméd.

Az író így fogalmazza meg röviden a lényeget: „Amióta ma reggel felébredtünk, gondoltunk-e olyasvalamire, amit meg kell tennünk, de még nem tettük meg? Gondoltunk-e már egynél többször erre a teendőnkre? Miért? Hiszen idő- és energiapocsékolás hiábavaló dolgokon gondolkodni. Csak tovább növeli a szorongásunkat, mi mindent kellene tennünk, amit még nem tettünk meg. (…) Kutatások bizonyították, hogy a psziché nagy része kényszeresen nyomon követi az elvarratlan szálakat, de nem (mint ahogy eredetileg gondolták) elég intelligens ahhoz, hogy pozitívan motiváljon, inkább eltereli a figyelmünket minden másról, amiről valóban gondolkodnunk kellene, hogy tényleg elérjük a céljainkat. Ez rendkívül csökkenti teljesítőképességünket.”

David Allen szerint fontos, hogy alkossunk egy értékalapot, ahol elsősorban csak a legfontosabb teendőkkel foglalkozunk. A többivel nem vagy csak később. Igen ám, csakhogy ezek a kéretlen gondolatok folyton visszatérnek majd és nem hagynak az adott feladatunkra koncentrálni, éppen ezért célszerű, hogy a kevésbé fontos feladatainkat leírjuk egy papírra. Ha ezt megtesszük, akkor megszabadulunk attól a gondolattól, hogy nincs otthon hús az esti vacsorához, ez pedig már hozza magával azt a gondolatot, hogy bevásárolni is el kell menni. Telítődik a tudatalattaink és épp határidős munkánktól vesszük el az értékes perceket.

A GTD-módszer alapelve:

Az alapelv zseniálisan egyszerű, mégsem olyan könnyű elsajátítani. A lényege röviden annyi, hogy semmit ne tároljunk fejben, mert ezzel csak saját magunknak ártunk, hiszen az elménk tele negatív gondolatokkal és a tényleges munka helyett idegeskedni fogunk azon, amit még el kéne végeznünk.

Tehermentesítsük az elménket! A feladat egyszerű: minden tennivalót, ami a fejünkben van tároljuk valahol máshol. Használjunk erre létrehozott applikációkat, vagy írjunk listát a határidőnaplónkba. Én itt meglepődtem, hiszen hiába írok listát, tudom magamról, hogy ugyanúgy a fejemben van, hogy meg kell locsolnom a virágokat, ha hazaérek… A szerző szerint ennek az az oka, hogy ezeket a listákat ad hoc jelleggel írjuk, és nem a valós aktualitásuk alapján, éppen ezért, hiába lesz elvégezve a listáról egy-két feladat, lehet, hogy épp a lényegesre nem marad időnk és energiánk. Ha az elménk tehermentesítése megtörtént, jöhetnek a listák. Ezek abban segítenek, hogy tudjuk mi a dolgunk, de ne görcsöljünk rá.

1. Írjunk listát az összes teendőnkről, amit elhalasztottunk, megígértünk vagy nem lettünk kész vele, de továbbra is az elvégezendő feladatok között szerepel. Ezek a legfontosabbak most! Pótolj!
2. Készíts egy másik listát lebontva család/munkahely/otthon kategóriákra. Próbálj meg ne rangsorolni, hiszen minden, amit ide felírunk azért tesszük, mert fontosak. Lehet, hogy a lista több oldalas lesz, ettől nem kell megijedni.

Mikor kész a lista nézzük meg, hogy mi az, ami két perc alatt elvégezhető lenne. Ezeket a feladatokat csináljuk meg azonnal, és máris kihúzhatjuk a listánkról. Ennek köszönhetően már pozitívabban állunk a többi feladatunkhoz. Ez az úgynevezett kétperces szabály. Ennek a legnagyobb előnye, hogy nem enged halogatni. Egy gyors viráglocsolás, egy telefonhívás, vagy egy e-mail elküldése a főnöknek nem tart ennél több időbe, és legalább nem csúszunk vele. 

1. A szabályt betartva nem leszünk frusztráltak, megússzuk a halogatást és elkerüljük, hogy felgyűljenek a piszlicsáré feladatok.
2. Egy másik fontos szabály, hogy nem kell mindent egyedül elvégeznünk. Nézzük meg olyan van a listánkon, amit mondjuk a gyermekünk vagy a fárjünk is el tud végezni. Nem árt, ha ők is besegítenek.

Ha azt gondoljuk, hogy ezzel a módszerrel két nap alatt minden feladatunk letudjuk és innentől kezdve rend és precizitás lesz az életünkben akkor tévedünk. Az alapelvek könnyűek, de betartásuk nehéz. Kitartónak kell lennünk, hogy tartani tudjuk a magunk elvárásait és a könyv által kínált lehetőségeket. A következő lépés szabálya cselekvésre ösztönöz. Ha akkor állunk neki egy feladatnak, amikor azt már mások követelik vagy sürgetnek vele, akkor nem lesz sikerélményünk. Ha viszont erőt veszünk magunkon, hogy a listánkon lévő feladatokat elvégezzük akkor motiváltak leszünk. Éppen ezért minden elvégzett tennivaló után tegyük fel a kérdést: Mi a következő lépés?

1. Ez a szabály cselekvésre ösztönöz, sokat gyakorolva motiválttá tesz
2. Fejleszti a konstruktív szemléletmódunkat, és segít utolérni magunkat

A végső lépés: Heti rendszerességgel áttekinteni a listánkat. Ha valóban sikereket akarunk elérni akkor a listánkat hordjuk mindig magunknál és tekintsük át rendszeresen. Szánjunk időt erre a tevékenységre és fókuszáltan tervezzük meg a következő hetet.